Quelques conseils pour accélérer le traitement de vos dossiers

Un dossier complet et de qualité est un dossier rapidement traité. Ainsi, vous contribuez à nous rassurer de la bonne utilisation des fonds publics, notre mission.

Aujourd’hui, nous vous partageons quelques conseils pour introduire des dossiers complets et éviter les questions/réponses allongeant le délai de traitement. À la clé ? Un gain de temps précieux pour tout le monde et en premier lieu pour vous.

Contextualisez la demande de chèque

Inscrivez la mission dans son contexte :

  • Dans quel projet s’inscrit-elle ? Que vise-t-elle à accomplir ? Quel besoin spécifique va être rencontré ?
  • À quelle étape de vie en est l’entreprise ? Pourquoi le besoin est-il apparu ?
  • Quelle réflexion a été menée pour soulever le besoin / le problème visé ?
  • La mission se décompose-t-elle en plusieurs phases ?
  • Comment s’articule-t-elle avec des prestations antérieure ou parallèles ?

Nous ne connaissons pas toujours le bénéficiaire, ni son besoin ou son projet. Nous avons besoin de comprendre vite et bien la demande et sa pertinence avant de pouvoir valider le soutien public.

Soyez transparents

Précisez les aspects spécifiques ou particuliers du dossier. Par exemple, s’il relève de l’appréciation des conflits d’intérêt (bénéficiaires et prestataires liés), de modifications liées à l’imprévu, d’un changement d’expert après une tentative infructueuse, d’une réintroduction après un refus, etc.

Si vous jouez cartes sur table dès le début, vous instaurez un climat de confiance avec votre gestionnaire de dossier.

Décrivez la mission de la manière la plus succincte, précise et concrète que possible

Cela concerne tant les prestations à effectuer (quel sera le contenu de la mission ?) que le rôle du prestataire (que va-t-il faire concrètement ? Observer, interroger, analyser… ?).

À ce sujet, et pour rappel : la réalisation effective (le « faire ») n’est pas couverte par les chèques-entreprises.

2 cas problématiques souvent rencontrés :

  • Pour les chèques de la thématique maturité numérique : le développement et le paramétrage des outils ne sont pas éligibles. Limitez-vous aux conseils.
  • En ce qui concerne les prototypes, seuls les conseils sont éligibles ; pas la fabrication.

C’est une des raisons pour lesquelles nous vous demandons souvent de préciser la mission et le rôle du prestataire : vérifier que la prestation reste dans les clous et ne déborde pas vers de la réalisation effective.

Joignez tous les documents requis et utiles

Outre les documents imposés par la plateforme, n’oubliez pas de joindre :

  • Le diagnostic préalablement réalisé pour les chèques Accompagnement des thématiques maturité numérique, cybersécurité et transmission ;
  • L’attestation de la SOWALFIN Transmission (ex. SOWACCESS) pour le chèque Diagnostic transmission ;
  • L’attestation de la SOWALFIN pour le chèque Economie circulaire ;
  • L’attestation INASTI pour les porteurs de projets ;
  • La déclaration DmfA ou l’attestation du secrétariat social si vous avez des unités d’établissement hors Wallonie.

Si vous annexez d’autres documents utiles à la compréhension du dossier (offre, rapport final, etc.), n’oubliez pas de le mentionner dans la description de la mission.

À la clôture, n’oubliez pas les mentions requises

Outre les coordonnées, le montant total HTVA et la date de facturation, la facture doit reprendre :

  • une description des prestations facturées avec une distinction, le cas échéant, entre celles effectuées dans le cadre ou en dehors de la convention ;
  • la mention: « Le montant de … EUR, correspondant au chèque n°…, sera acquitté par l'émetteur de chèque, ventilé entre une intervention publique de … EUR et une quote-part versée par le bénéficiaire de … EUR. Le solde à payer s'élève donc à …EUR et correspond   à … (ex. : la TVA, les frais de déplacement...). »

Une TimeSheet est également requise. Il s’agit d’un planning détaillé des jours où les prestations ont eu lieu avec une précision des tâches réalisées et du temps requis.

En cas de sous-traitance : l’identité du sous-traitant, sa TimeSheet et sa facture.

 

Retrouvez d’autres conseils dans le guide des bonnes pratiques

 

En cas de doute, nous restons à votre disposition pour répondre à toutes vos questions via le helpdesk Chèques-Entreprises.

L’équipe chèques-entreprises

NB : Le guide des bonnes pratiques est toujours accessible dans les Documents utiles du menu « Comment ça marche ? » du site Chèques-Entreprises.