FAQ

Le dispositif chèques-entreprises a été conçu dans un souci de réduire les délais de traitement administratif et de paiement.

Dans cet objectif :

• d’une part, des délais de rigueur ont été implémentés en matière de traitement de la recevabilité de la demande de mise en liquidation que vous nous adressez ;
• d’autre part, SODEXO a été désigné à la fois pour gérer dans le temps la quote-part versée au début de la prestation par vos clients et pour effectuer rapidement les paiements individuels une fois que l’ordre de paiement lui a été transmis.

Il arrive pourtant malheureusement que le paiement effectif prenne un peu plus de temps que prévu.

A quoi cela est-il dû ?

En fait, il y a 3 étapes au workflow de paiement des prestations :

1. Le traitement de la demande de mise en paiement qui est effectué dans les 15 jours ouvrés par les services de l’Administration qui en vérifient la recevabilité et déterminent le montant final à verser au prestataire et/ou l’éventuel remboursement total ou partiel à effectuer vis-à-vis du bénéficiaire ;
2. La validation de la mise en liquidation qui est tributaire de la disponibilité des Fonds nécessaires chez SODEXO pour pouvoir effectuer le paiement et qui est consacrée par l’envoi d’un ordre de paiement au format électronique (SEPA) vers ce dernier ;
3. L’opération de paiement effectif (versement sur le compte des prestataires et/ou remboursements auprès des bénéficiaires) qui est effectuée par le prestataire de services dans les 15 jours calendrier qui suivent la réception de l’ordre de paiement.

Les étapes 1 et 3 sont soumises à des délais de rigueur. Pour l’étape 1, c’est une approbation par défaut qui est appliquée en cas de dépassement du délai.

C’est l’étape 2 qui peut ralentir le processus.

En effet, les Fonds mis à disposition de SODEXO au titre d’avance sur paiement sont reconstitués mensuellement auprès de ce dernier. Sur base des données d’exploitation antérieures, ces Fonds ont été dimensionnés pour permettre de couvrir la période nécessaire à leur reconstitution. Toutefois, en cas d’afflux exceptionnel de demandes concomitantes de liquidation ou en cas de problème technique voire en cas de retard dans le processus de décision budgétaire, ces Fonds pourraient temporairement être insuffisants pour permettre la validation de mise en liquidation dans la foulée du traitement et ainsi permettre de générer l’ordre de paiement vers SODEXO. Cette contrainte d’alimentation suffisante des Fonds est bien sûr suivie de près et monitorée par nos services. Nous restons cependant tributaires d’autres interventions pour que ces réalimentations des Fonds soient effectives.

En ce mois d’octobre 2022, nous venons de renouveler le marché qui nous lie actuellement à SODEXO. A cette occasion, les notifications du workflow de paiement ont été adaptées et vous recevrez désormais une notification distincte pour les deux premières étapes. Ceci vous permettra de savoir si toutes les conditions sont réunies (dont celle de la disponibilité des fonds nécessaires) en vue d’un prochain versement. Ce n’est en effet que si vous avez bien reçu les 2 notifications, en ce compris celle de « validation de la mise en liquidation », que SODEXO a bien reçu l’ordre de paiement et est donc en mesure d’effectuer le paiement effectif sur votre compte.

Une association sans but lucratif qui :

1. est assujettie à la TVA ;
2. occupe au moins une personne dans les liens d'un contrat de travail ;
3. occupe, dans les liens d'un contrat de travail, moins de deux-cent-cinquante personnes en équivalent temps plein ;
4. exerce une activité consistant à offrir des biens ou des services sur un marché donné ;
5. a un financement d'origine publique inférieur à cinquante pour cent en dehors des aides à l'emploi, sur base des derniers comptes approuvés ;
6. a, à compter de la date d'introduction de la demande d'aide, un siège d'exploitation principal situé en Région wallonne.

Pour le vérifier, il lui est demandé de compléter et signer une déclaration sur l'honneur.

Les ABSL à vocation économique seront exclusivement éligibles pour les chèques de la thématique "relance par le numérique".

1. Je suis un bénéficiaire

lorsque vous l'avez sélectionné (s'il n'existe pas, le module de création du compte sera proposé), vous éditez les coordonnées de liaison du contact à l’entité 1, vous mentionnez une adresse de contact de liaison p.e. , un téléphone et une fonction spécifique à l’entité 1;

Vous pouvez effectuer cette manipulation si vous le liez à une entité 2 avec une adresse de contact de liaison p.e. , un téléphone et une fonction spécifique à l’entité 2. Si vous le liez à une entité 3, vous mentionnez une adresse de contact de liaison p.e. , un téléphone et une fonction spécifique à l’entité 3 et ainsi de suite pour chaque entité pour laquelle il peut agir.

L'Administration n'émet pas de facture.

Dès lors, c'est la notification "Étape 2/5 - Invitation à payer la quote-part bénéficiaire", reçue par mail par le contact d'autorité, qui fait état de preuve comptable pour l'imputation de cette sortie bancaire.

Cette imputation sera contre-balancée via l'imputation comptable réalisée lors de la réception de la facture du prestataire.

La FAQ suivante, ci-dessous, propose un exemple d'imputation comptable permettant d'expliquer le jeux d'écritures comptables possibles dans ce cadre.

Selon l’article 193bis du code des impôts sur le revenu de 1992, les subsides perçus dans le cadre des chèques-entreprises sont taxables dans le chef des bénéficiaires.

L'administration ne peut se substituer à l'expertise d'un comptable et il ne lui appartient pas de décider/imposer une imputation comptable d'un subside (écriture comptable habituelle).
Cependant, nous comprenons l'éventuel questionnement quant à l'imputation de la partie "quote-part", c'est pourquoi afin de vous aider à orienter votre réflexion comptable, nous vous prions de trouver ici une proposition d'imputation comptable validée par plusieurs comptables.

Les 10 premiers digits de la communication structurée correspondent au numéro du dossier dans la plateforme.
Exemple : communication struturée : "+++514/4800/03837+++" = dossier 5144800038.

Oui, tant que le montant total de la sous-traitance ne dépasse pas 20%. Toutefois, il y a des exceptions. Pour les chèques de la thématique "innovation", la limite de sous-traitance descend à 15%. De plus, la sous-traitance n’est pas permise pour les chèques à l’internationalisation (AWEX) concernant les coachings export, les formations linguistiques et l’expertise marchés à l’international (EMI).

Cette situation devrait être exceptionnelle car, après notification de la demande de paiement de quote-part, le bénéficiaire et le prestataire recevront un rappel de paiement tous les 10 jours jusqu’à l’échéance.
Dès lors, en cas de non-paiement de la quote-part, le dossier sera automatiquement  reconnu comme non-recevable et clôturé.
Il est alors possible de ré-introduire à nouveau le dossier sur la plateforme et cette opération est facilitée par la possibilité de dupliquer le dossier et de le resoumettre.

La facture émise par le prestataire doit contenir les éléments suivants:

1. coordonnées du prestataire;
2. montant total de la facture HTVA;
3. une description détaillée des prestations facturées, avec une distinction, le cas échéant, entre les prestations effectuées dans le cadre de la convention et celles qui sont en dehors de la convention (ex. : frais de déplacement);
4. date de la facture;

Dans une optique d'uniformisation du format des factures justificatives fournies lors de la clôture, vis-à-vis des mentions imposées dans la facturation des chèques co-financées par le FEDER, il est demandé d'apposer sur la facture la mention ci-après, adaptée au chèque octroyé :
"Le montant de  .....€, correspondant au chèque [numéro du chèque], sera acquitté par l'émetteur de chèque, ventilé entre une intervention publique de  ..... € et une quote-part versée par le bénéficiaire de  .... €.
Le solde à payer s'élève donc à .... € et correspond à ......... (ex. : la TVA, les frais de déplacement, ...) ."

Non, le paiement se fait en une seule fois à la fin de la prestation. Toutefois, le dispositif mis en place couplé avec une application entièrement dématérialisée permet le traitement d’un dossier en 5 jours ouvrés.
Dès lors, ce dispositif permet un phasage des missions de consultance, accompagnement et/ou formation et le prestataire peut donc introduire un dossier à chaque phase de sa mission.
Il peut donc obtenir un « feux vert » de l’administration dans des délais permettant une continuation fluide de la mission.

Non, la plateforme coordonne l’ensemble des échanges et opérations. Le seul point de contact est donc l’administration compétente pour le type de chèque sollicité (DGO6, DGO4, AWEX, …).
Plus d'informations sur les services à contacter.

Oui.  Le « trop perçu » sur la quote-part versée par le bénéficiaire lui sera remboursé.

La procédure d’introduction d’un dossier prévoit la génération automatique de documents obligatoires pré-formatés et pré-complétés. Il est toujours possible de joindre au dossier des annexes supplémentaires, rédigées par vos soins, afin d’étayer la demande.

Oui, toutefois, hormis la demande de chèque et la convention, il peut s’agir d’un copier-coller du même document en précisant la phase qui est visée par le chèque.
L’introduction d’un nouveau dossier sur la plateforme est facilitée par la possibilité de dupliquer un dossier déjà soumis et de le resoumettre.

A terme, lorsque nous pourrons automatiser la garantie de la reconnaissance d’une entité juridique via les sources authentiques (Banque Carrefour des Entreprise, BNB, …), un bénéficiaire pourra introduire une demande dès son inscription sur la plateforme.
Cependant, pour l’instant, il ne vous est pas possible d’introduire votre 1ère demande tant que vous n’êtes pas reconnu dans la plateforme.
Actuellement, la seule source authentique qui peut créer votre entreprise, est un prestataire agréé avec lequel vous serez engagé dans une relation contractuelle.
C’est donc le prestataire qui, lorsqu’il introduira le premier chèque que vous solliciterez dans le cadre d’un contrat de prestations, créera votre entreprise dans le système et sera le garant de l’identité du bénéficiaire et de sa personne de contact.
Par la suite, lors d’une 2ème demande, il vous sera alors possible d’effectuer les démarches d’introduction d’une demande de chèque par vous-même.

L’agrément SOWALFIN Transmission (ex. SOWACCESS) est maintenu vu que celui-ci ne se limite pas aux missions mais qu’il couvre l’ensemble des services de la SOWALFIN Transmission (service de matching, networking, formation…).
Durant la période transitoire, les prestataires agréés par la SOWALFIN Transmission (ex. SOWACCESS) sont enregistrés sur la plateforme des chèques-entreprises pour les aides en transmission/reprise.

Conformément à la procédure en vigueur, la demande de « chèque à la transmission d’entreprise » ne pourra être introduite sur la plateforme qu’après remise par la SOWALFIN Transmission (ex. SOWACCESS) d’une attestation qui sera délivrée pour autant que les critères suivants soient respectés :

• Contact préalable de la SOWALFIN Transmission,
• Test en ligne complété et transmis à la SOWALFIN Transmission :
  • cédant : http://test-transmission.sowaccess.be/questionnaire/
  • repreneur : http://test-repreneur.sowaccess.be/fr/fr.html?IDC=1083
• Lettre de mission (ou convention) du prestataire choisi signée par le prestataire et le bénéficiaire,
• Validation par la SOWALFIN Transmission du prestataire choisi par le bénéficiaire.

La réalisation d’une mission via le chèque « Recevoir une aide pour réaliser un diagnostic favorisant la transmission de l’entreprise par un cédant ou la reprise par un repreneur » sera une condition préalable à l’introduction d’une demande de chèque « Se faire accompagner et recevoir des conseils d’experts pour la transmission de son entreprise ou la reprise d’une entreprise ».

Un prestataire agréé peut vous accompagner dans votre projet (rédaction business plan, structuration du montage…).
En ce qui concerne le bouclage d’un montage financier, des aides existent au niveau du groupe SOWALFIN (http://www.sowalfin.be/).

Oui. Toute demande de chèque implique le paiement d'une quote-part par le bénéficiaire. C'est le paiement de cette quote-part qui parachève l'acceptation du dossier par l’Administration.

Il est tout-à-fait possible de bénéficier de plusieurs chèques disponibles sur la plateforme en même temps, pour autant que :

• les coûts de prestations concernés ne soient pas récurrents ;
• que le plafond maximum d'intervention publique par année civile relevant du portefeuille intégré d'aides aux entreprises ne soit pas atteint ;
• les pré-requis prévus dans certains types de chèques soient rencontrés (ex. : diagnostic de transmission obligatoire pour introduire le chèque coaching à la transmission d’entreprise)

Vous n'êtes pas d'accord avec une décision sur votre dossier ? Vous ne comprenez pas la décision ? Alors discutez-en avec les équipes Chèques-entreprises en créant un ticket de support. Celui-ci sera redirigé vers la personne appropriée. Si la décision est maintenue et que vous souhaitez la contester, vous pouvez introduire un recours suivant les modalités consultables depuis ce lien.

Le dispositif chèques entreprises repose sur trois piliers distincts :

• Formation : formation visant à améliorer le fonctionnement actuel ou futur du porteur de projet / de l’entreprise et ayant pour objet les processus-clés relatifs au développement d'un projet / de l’entreprise

• Coaching : forme d'accompagnement visant à améliorer l'efficacité personnelle du porteur de projet / du travailleur ou d'un groupe de personnes portant un projet / d’un groupe de travailleurs

• Conseil : conseils visant à
  • aider le porteur de projet / l’entreprise à mieux définir son projet ;
  • déterminer la faisabilité du projet ;
  • améliorer le fonctionnement actuel ou futur de l'entreprise.

Dans le cadre du pilier conseil, la réalisation effective est exclue et la prestation doit consister exclusivement en :

• Des conseils et recommandations écrits, composés d'une analyse de la problématique, d'un conseil, d'un plan de mise en œuvre et de l'accompagnement à la mise en œuvre du plan

• Des conseils et recommandations écrits visant à identifier, cartographier et examiner des opportunités et solutions relatives au projet / au fonctionnement de l'entreprise

• Une activité d'étude ayant pour but de fournir des savoirs à l'entreprise en réponse à une demande spécifique de connaissance technologique relative à un produit, processus ou service, réalisant ainsi un transfert de connaissances en matière d'innovation dont l'entreprise ne dispose pas actuellement, ou qu'elle maîtrise insuffisamment.

Le logiciel (gratuit) « Adobe Acrobat Reader DC » permet de le faire. Ce logiciel peut être téléchargé ici.
Voici également un mode d’emploi abrégé.

Tout prestataire de service qui souhaite être labellisé dans le cadre du dispositif chèques-entreprises.

Non, les entités juridiques reconnues dans le cadre du dispositif de labellisation sont exclusivement les entreprises qui vont conclure les contrats de formation / conseil / coaching avec les bénéficiaires, en activant les chèques-entreprises.

Les informations transmises au travers de la plate-forme www.label-entreprises.be sont uniquement utilisées pour votre labellisation et le suivi de vos dossiers et missions dans le cadre des chèques -entreprises.
Comme c’est déjà le cas sur www.cheques-entreprises.be, le grand public n’a accès qu’à votre profil (en tant que prestataire) et à vos informations de contact.

L’arrêté du Gouvernement wallon du 23/02/2017 prévoit que la demande de labellisation est accompagnée d’un dossier comportant (entre autres) une description des expériences, comprenant « une expérience de 3 ans ou 5 ans (uniquement pour les chèques Energie) dans le ou les domaines souhaités et réalisée sur les années précédant directement la demande ».
Il n’y a donc pas de réponse immédiate à cette question ; c’est sur base de vos différentes expériences (entre autres) que le Centre de Référence et le Centre d’Avis rendront une recommandation quant à votre labellisation.

En quoi le respect des normes EN 16114 et ISO 29993, de la Charte et des décrets du Gouvernement wallon va-t-il améliorer les services rendus aux bénéficiaires ?
Outre la simplicité et la rapidité, un des objectifs principaux du nouveau dispositif des chèques-entreprises est d’améliorer la Qualité des services rendus aux bénéficiaires avec l’aide des subsides wallons.
Dans ce cadre, le référentiel de Qualité fournit une base, commune à tous les chèques. D’autres services seront activés en 2018, comme l’évaluation des prestations et une offre de formations aux prestataires, pour les accompagner dans le processus de labellisation ou soutenir l’amélioration de leurs services.
De manière générale, notre objectif est d’engager le dispositif des chèques-entreprises dans une dynamique d’amélioration continue, au bénéfice de toutes les parties prenantes.

En cas de non-respect des dispositions fixées par le décret du 21 décembre 2016 ou les arrêtés d’exécution, l’Administration peut, après audition, exclure le prestataire de services du portefeuille électronique pendant une durée déterminée de maximum un an.
Dans le cadre des chèques énergie, les dispositions de l’AGW du 27 février 2014 (AMURE) sont d’application et prévoient la possibilité d’un retrait pour une période de maximum 3 ans.
Le Centre de Référence, ou l’autorité qui a agréé, est informé de la décision.
La réinscription du prestataire de services sur la plate-forme des chèques-entreprises d’aide peut se faire uniquement après l’avis favorable du Centre de Référence et de l’Administration ou de l’autorité qui a agréé.

En cas de refus de votre labellisation, vous pouvez introduire un recours auprès du ministre de l'Économie, du ministre de l’Énergie ou du ministre de la Formation (suivant le chèque), qui est chargé de statuer dans les deux mois.
D'autre part, une série de services (formations, etc.) vous seront proposés à partir de 2018, afin de vous accompagner dans le processus de labellisation.