Le dispositif chèques-entreprises a été conçu dans un souci de réduire les délais de traitement administratif et de paiement.
Dans cet objectif :
- d’une part, des délais de rigueur ont été implémentés en matière de traitement de la recevabilité de la demande de mise en liquidation que vous nous adressez ;
- d’autre part, SODEXO a été désigné à la fois pour gérer dans le temps la quote-part versée au début de la prestation par vos clients et pour effectuer rapidement les paiements individuels une fois que l’ordre de paiement lui a été transmis.
Il arrive pourtant malheureusement que le paiement effectif prenne un peu plus de temps que prévu.
A quoi cela est-il dû ?
En fait, il y a 3 étapes au workflow de paiement des prestations :
- Le traitement de la demande de mise en paiement qui est effectué dans les 15 jours ouvrés par les services de l’Administration qui en vérifient la recevabilité et déterminent le montant final à verser au prestataire et/ou l’éventuel remboursement total ou partiel à effectuer vis-à-vis du bénéficiaire ;
- La validation de la mise en liquidation qui est tributaire de la disponibilité des Fonds nécessaires chez SODEXO pour pouvoir effectuer le paiement et qui est consacrée par l’envoi d’un ordre de paiement au format électronique (SEPA) vers ce dernier ;
- L’opération de paiement effectif (versement sur le compte des prestataires et/ou remboursements auprès des bénéficiaires) qui est effectuée par le prestataire de services dans les 15 jours calendrier qui suivent la réception de l’ordre de paiement.
Les étapes 1 et 3 sont soumises à des délais de rigueur. Pour l’étape 1, c’est une approbation par défaut qui est appliquée en cas de dépassement du délai.
C’est l’étape 2 qui peut ralentir le processus.
En effet, les Fonds mis à disposition de SODEXO au titre d’avance sur paiement sont reconstitués mensuellement auprès de ce dernier. Sur base des données d’exploitation antérieures, ces Fonds ont été dimensionnés pour permettre de couvrir la période nécessaire à leur reconstitution. Toutefois, en cas d’afflux exceptionnel de demandes concomitantes de liquidation ou en cas de problème technique voire en cas de retard dans le processus de décision budgétaire, ces Fonds pourraient temporairement être insuffisants pour permettre la validation de mise en liquidation dans la foulée du traitement et ainsi permettre de générer l’ordre de paiement vers SODEXO. Cette contrainte d’alimentation suffisante des Fonds est bien sûr suivie de près et monitorée par nos services. Nous restons cependant tributaires d’autres interventions pour que ces réalimentations des Fonds soient effectives.
En ce mois d’octobre 2022, nous venons de renouveler le marché qui nous lie actuellement à SODEXO. A cette occasion, les notifications du workflow de paiement ont été adaptées et vous recevrez désormais une notification distincte pour les deux premières étapes. Ceci vous permettra de savoir si toutes les conditions sont réunies (dont celle de la disponibilité des fonds nécessaires) en vue d’un prochain versement. Ce n’est en effet que si vous avez bien reçu les 2 notifications, en ce compris celle de « validation de la mise en liquidation », que SODEXO a bien reçu l’ordre de paiement et est donc en mesure d’effectuer le paiement effectif sur votre compte.