FAQ

 
 

Chèques

  • Comment lier un contact (citoyen) à son entité bénéficiaire ?

    1. Je suis un bénéficiaire

    Pour tout premier dossier à instruire sur la plateforme, nous invitons les bénéficiaires à prendre directement contact avec un prestataire labellisé/agréé de leur choix qui se chargera d’entreprendre les démarches d’introduction de dossier pour eux.
    En effet, lors de votre première demande de chèque, il n’est pas possible de lier un compte à une entreprise sur la plateforme car elle n’existe pas encore dans notre base de données.
    La seule source authentique qui nous permettra de lier le contact à une entité bénéficiaire, est un prestataire agréé avec lequel la société sera engagée dans une relation contractuelle.
    C’est donc le prestataire qui, lorsqu’il introduira le premier chèque sollicité dans le cadre d’un contrat de prestations, créera l’entreprise dans le système et sera le garant de l’identité du bénéficiaire et de sa personne de contact.
    Par la suite, lors d’une 2ème, 3ème, … demande, il est alors possible pour l’entreprise bénéficiaire d’effectuer les démarches d’introduction d’une demande de chèque par elle-même.

    2. Je suis prestataire

    La toute 1ère démarche à effectuer est de s’assurer que le contact de l’entité bénéficiaire est, ou n'est pas, inscrit sur la plateforme. Dans l’affirmative, vous devrez impérativement utiliser le mail qu’il a activé. Dans la négative, le système créera un compte pour le contact concerné.
    Vous devez garder à l’esprit que la norme appliquée est la suivante : 1 compte contact = 1 mail = 1 numéro national. Il n’est donc pas possible pour un contact d'activer un 2ème compte lorsqu’il est déjà "propriétaire" d'un compte activé avec son Eid.
    Le compte "contact" est un compte citoyen de connexion à la plateforme qui peut être lié à plusieurs entités juridiques en tant que contact.
    Dès lors, l'adresse d’un compte "contact" actif p.e. …@gmail.com , …@hotmail.com, …@skynet.be, …@tartempion.be, … (ou autres) doit être utilisée dans le cadre de l'ajout de ce contact à toute entité à laquelle il est lié.
    L'adresse mail du compte "contact" est un mail de connexion propre au citoyen et, lorsque l'on crée un lien avec une entité juridique, on peut paramétrer des coordonnées de contact spécifiques à cette liaison.
    Ainsi, pour exemple, en tant qu'agent du SPW, le mail du compte de connexion à la plateforme est un …@hotmail.com (ou autres) alors que les coordonnées de liaison au "SPW - DGO6" est un mail …@spw.wallonie.be.
    Un contact peut donc avoir un compte "contact" actif de connexion avec un mail p.e. info@hotmail.com et être ajouté comme contact d’une entité 1 comme suit:

    lorsque vous l'avez sélectionné (s'il n'existe pas, le module de création du compte sera proposé), vous éditez les coordonnées de liaison du contact à l’entité 1, vous mentionnez une adresse de contact de liaison p.e. contact@entite1.be, un téléphone et une fonction spécifique à l’entité 1;

     
    Vous pouvez effectuer cette manipulation si vous le liez à une entité 2 avec une adresse de contact de liaison p.e. info@entite2.be, un téléphone et une fonction spécifique à l’entité 2. Si vous le liez à une entité 3, vous mentionnez une adresse de contact de liaison p.e. info@entite3.be, un téléphone et une fonction spécifique à l’entité 3 et ainsi de suite pour chaque entité pour laquelle il peut agir.

    Ce sont ces coordonnées spécifiques qui seront utilisées pour communiquer vers le contact, en fonction de la société bénéficiaire du dossier, et jamais le mail du compte « contact ».
  • Comment comptabiliser les chèques ?

    L'administration ne peut se substituer à l'expertise d'un comptable et il ne lui appartient pas de décider/imposer une imputation comptable d'un subside (écriture comptable habituelle).
    Cependant, nous comprenons l'éventuel questionnement quant à l'imputation de la partie "quote-part", c'est pourquoi afin de vous aider à orienter votre réflexion comptable, nous vous prions de trouver ici une proposition d'imputation comptable validée par plusieurs comptables.

  • Comment faire pour réconcilier un paiement de SODEXO avec un dossier ?

    Les 10 premiers digits de la communication structurée correspondent au numéro du dossier dans la plateforme.
    Exemple : communication struturée : "+++514/4800/03837+++" = dossier 5144800038.

  • Les prestataires peuvent-ils faire appel à plusieurs sous-traitants ?

    Oui, tant que le montant total de la sous-traitance ne dépasse pas 20%.
    Toutefois, cette possibilité n’est pas permise pour les chèques à l’internationalisation (AWEX) concernant les coachings export, les formations linguistiques et l’expertise marchés à l’international (EMI).

  • Que se passe-t-il si la quote-part incombant au bénéficiaire n’est pas payée endéans les 30 jours légaux prévus ? Le dossier devra-t-il être introduit à nouveau ?

    Cette situation devrait être exceptionnelle car, après notification de la demande de paiement de quote-part, le bénéficiaire et le prestataire recevront un rappel de paiement tous les 10 jours jusqu’à l’échéance.
    Dès lors, en cas de non-paiement de la quote-part, le dossier sera automatiquement  reconnu comme non-recevable et clôturé.
    Il est alors possible de ré-introduire à nouveau le dossier sur la plateforme et cette opération est facilitée par la possibilité de dupliquer le dossier et de le resoumettre.

  • Que doit-on indiquer sur la facture ?

    La facture émise par le prestataire doit contenir les éléments suivants:

    1. coordonnées du prestataire;
    2. montant total de la facture HTVA;
    3. une description détaillée des prestations facturées, avec une distinction, le cas échéant, entre les prestations effectuées dans le cadre de la convention et celles qui sont en dehors de la convention (ex. : frais de déplacement);
    4. date de la facture;

    Dans une optique d'uniformisation du format des factures justificatives fournies lors de la clôture, vis-à-vis des mentions imposées dans la facturation des chèques co-financées par le FEDER, il est demandé d'apposer sur la facture la mention ci-après, adaptée au chèque octroyé :
    "Le montant de  .....€, correspondant au chèque [numéro du chèque], sera acquitté par l'émetteur de chèque, ventilé entre une intervention publique de  ..... € et une quote-part versée par le bénéficiaire de  .... €.
    Le solde à payer s'élève donc à .... € et correspond à ......... (ex. : la TVA, les frais de déplacement, ...) ."

  • Est-il possible de procéder à des paiements échelonnés tout au long de la prestation ?

    Non, le paiement se fait en une seule fois à la fin de la prestation. Toutefois, le dispositif mis en place couplé avec une application entièrement dématérialisée permet le traitement d’un dossier en 5 jours ouvrés.
    Dès lors, ce dispositif permet un phasage des missions de consultance, accompagnement et/ou formation et le prestataire peut donc introduire un dossier à chaque phase de sa mission.
    Il peut donc obtenir un « feux vert » de l’administration dans des délais permettant une continuation fluide de la mission.

  • Il est précisé que l’Administration se charge du traitement des demandes de chèques et qu’un émetteur de chèque se charge de la partie financière. Aurons-nous deux interlocuteurs différents ?

    Non, la plateforme coordonne l’ensemble des échanges et opérations. Le seul point de contact est donc l’administration compétente pour le type de chèque sollicité (DGO6, DGO4, AWEX, …).
    Plus d'informations sur les services à contacter.

  • Peut-on abandonner la prestation en cours de réalisation ?

    Oui.  Le « trop perçu » sur la quote-part versée par le bénéficiaire lui sera remboursé.

  • Existe-t-il des modèles de documents spécifiques à l’introduction d’un dossier ?

    La procédure d’introduction d’un dossier prévoit la génération automatique de documents obligatoires pré-formatés et pré-complétés. Il est toujours possible de joindre au dossier des annexes supplémentaires, rédigées par vos soins, afin d’étayer la demande.

  • Si l’on scinde une prestation en plusieurs chèques, doit-on rentrer chaque fois les mêmes documents ?

    Oui, toutefois, hormis la demande de chèque et la convention, il peut s’agir d’un copier-coller du même document en précisant la phase qui est visée par le chèque.
    L’introduction d’un nouveau dossier sur la plateforme est facilitée par la possibilité de dupliquer un dossier déjà soumis et de le resoumettre.

  • En tant que bénéficiaire, puis-je introduire un dossier par moi-même ?

    A terme, lorsque nous pourrons automatiser la garantie de la reconnaissance d’une entité juridique via les sources authentiques (Banque Carrefour des Entreprise, BNB, …), un bénéficiaire pourra introduire une demande dès son inscription sur la plateforme.
    Cependant, pour l’instant, il ne vous est pas possible d’introduire votre 1ère demande tant que vous n’êtes pas reconnu dans la plateforme.
    Actuellement, la seule source authentique qui peut créer votre entreprise, est un prestataire agréé avec lequel vous serez engagé dans une relation contractuelle.
    C’est donc le prestataire qui, lorsqu’il introduira le premier chèque que vous solliciterez dans le cadre d’un contrat de prestations, créera votre entreprise dans le système et sera le garant de l’identité du bénéficiaire et de sa personne de contact.
    Par la suite, lors d’une 2ème demande, il vous sera alors possible d’effectuer les démarches d’introduction d’une demande de chèque par vous-même.

  • Actuellement, il existe aussi un agrément payant à la SOWACCESS, que devient-il ?

    L’agrément SOWACCESS est maintenu vu que celui-ci ne se limite pas aux missions mais qu’il couvre l’ensemble des services de la SOWACCESS (service de matching, networking, formation…).
    Durant la période transitoire, les prestataires agréés par la SOWACCESS sont enregistrés sur la plateforme des chèques-entreprises pour les aides en transmission/reprise.

  • Quel est le rôle de la SOWACCESS dans le cadre des chèques en transmission de la nouvelle plateforme de la RW ?

    Conformément à la procédure en vigueur, la demande de « chèque à la transmission d’entreprise » ne pourra être introduite sur la plateforme qu’après remise par la SOWACCESS d’une attestation qui sera délivrée pour autant que les critères suivants soient respectés :

    La réalisation d’une mission via le chèque « Recevoir une aide pour réaliser un diagnostic favorisant la transmission de l’entreprise par un cédant ou la reprise par un repreneur » sera une condition préalable à l’introduction d’une demande de chèque « Se faire accompagner et recevoir des conseils d’experts pour la transmission de son entreprise ou la reprise d’une entreprise ».

  • Le chèque en transmission peut-il couvrir un accompagnement dans le cadre d’un montage financier et de la recherche de fonds ?

    Un prestataire agréé peut vous accompagner dans votre projet (rédaction business plan, structuration du montage…).
    En ce qui concerne le bouclage d’un montage financier, des aides existent au niveau du groupe SOWALFIN (http://www.sowalfin.be/).

  • Le pré-financement est-il obligatoire ?

    Oui.
    Toutefois, certains chèques bénéficient d’une intervention publique à hauteur de 100% et il n’y a donc pas de pré-financement dans le chef du bénéficiaire par le biais du paiement d’une Quote-part.

  • Une personne physique peut-elle bénéficier d’un accompagnement pour le rachat d’une entreprise ?

    Oui.  Les chèques conseil et coaching à la création d’entreprise ont pour objectif la création d’une entreprise en personne physique ou en personne morale ainsi que le reprise d’une petite entreprise.

  • Peut-on bénéficier de plusieurs chèques disponibles sur la plateforme en même temps ?

    Il est tout-à-fait possible de bénéficier de plusieurs chèques disponibles sur la plateforme en même temps, pour autant que :

    • les coûts de prestations concernés ne soient pas récurrents ;
    • que le plafond maximum d'intervention publique par année civile relevant du portefeuille intégré d'aides aux entreprises ne soit pas atteint ;
    • les pré-requis prévus dans certains types de chèques soient rencontrés (ex. : diagnostic de transmission obligatoire pour introduire le chèque coaching à la transmission d’entreprise)
  • Quelle est la différence entre conseil et coaching ?

    Conseil : diagnostic, analyse de la situation et recommandations pouvant aller jusqu’à la rédaction d’un plan d’actions.
    Coaching : accompagnement à la mise en oeuvre du plan d’actions.

Labelisation

  • Comment puis-je remplir et enregistrer les documents PDF à uploader sur la plate-forme de labellisation ?

    Le logiciel (gratuit) « Adobe Acrobat Reader DC » permet de le faire. Ce logiciel peut être téléchargé ici.
    Voici également un mode d’emploi abrégé.

  • Qui peut demander la labellisation sur la plate-forme label-entreprises?

    Tout prestataire de service qui souhaite être labellisé dans le cadre du dispositif chèques-entreprises.

  • Est-ce qu’une fédération professionnelle peut se faire labelliser en tant qu’entité juridique et en faire bénéficier ses membres ?

    Non, les entités juridiques reconnues dans le cadre du dispositif de labellisation sont exclusivement les entreprises qui vont conclure les contrats de formation / conseil / coaching avec les bénéficiaires, en activant les chèques-entreprises.

  • Que va voir le grand public de toutes les informations que nous vous communiquons ?

    Les informations transmises au travers de la plate-forme www.label-entreprises.be sont uniquement utilisées pour votre labellisation et le suivi de vos dossiers et missions dans le cadre des chèques -entreprises.
    Comme c’est déjà le cas sur www.cheques-entreprises.be, le grand public n’a accès qu’à votre profil (en tant que prestataire) et à vos informations de contact.

  • Je me suis lancé comme consultant cette année. Puis-je prétendre à la labellisation ?

    L’arrêté du Gouvernement wallon du 23/02/2017 prévoit que la demande de labellisation est accompagnée d’un dossier comportant (entre autres) une description des expériences, comprenant « une expérience de 3 ans dans le ou les domaines souhaités et réalisée sur les années précédant directement la demande ».
    Il n’y a donc pas de réponse immédiate à cette question ; c’est sur base de vos différentes expériences (entre autres) que le Centre de Référence et le Centre d’Avis rendront une recommandation quant à votre labellisation.

  • Quelle est l’utilité de cette démarche Qualité ?

    En quoi le respect des normes EN 16114 et ISO 29993, de la Charte et des décrets du Gouvernement wallon va-t-il améliorer les services rendus aux bénéficiaires ?
    Outre la simplicité et la rapidité, un des objectifs principaux du nouveau dispositif des chèques-entreprises est d’améliorer la Qualité des services rendus aux bénéficiaires avec l’aide des subsides wallons.
    Dans ce cadre, le référentiel de Qualité fournit une base, commune à tous les chèques. D’autres services seront activés en 2018, comme l’évaluation des prestations et une offre de formations aux prestataires, pour les accompagner dans le processus de labellisation ou soutenir l’amélioration de leurs services.
    De manière générale, notre objectif est d’engager le dispositif des chèques-entreprises dans une dynamique d’amélioration continue, au bénéfice de toutes les parties prenantes.

  • Retrait de la labellisation

    En cas de non-respect des dispositions fixées par le décret du 21 décembre 2016 ou les arrêtés d’exécution, l’Administration peut, après audition, exclure le prestataire de services du portefeuille électronique pendant une durée déterminée de maximum un an.
    Le Centre de Référence, ou l’autorité qui a agréé, est informé de la décision.
    La réinscription du prestataire de services sur la plate-forme des chèques-entreprises d’aide peut se faire uniquement après l’avis favorable du Centre de Référence et de l’Administration ou de l’autorité qui a agréé.

  • Que se passe-t-il si je ne suis pas labellisé ?

    En cas de refus de votre labellisation, vous pouvez introduire un recours auprès du ministre de l'Économie, du ministre de l’Énergie ou du ministre de la Formation (suivant le chèque), qui est chargé de statuer dans les deux mois.
    D'autre part, une série de services (formations, etc.) vous seront proposés à partir de 2018, afin de vous accompagner dans le processus de labellisation.