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Comment lier un contact (citoyen) à son entité bénéficiaire ?

1. Je suis un bénéficiaire
 
 
Pour tout premier dossier à instruire sur la plateforme, nous invitons les bénéficiaires à prendre directement contact avec un prestataire labellisé/agréé de leur choix qui se chargera d’entreprendre les démarches d’introduction de dossier pour eux.
 
En effet, lors de votre première demande de chèque, il n’est pas possible de lier un compte à une entreprise sur la plateforme car elle n’existe pas encore dans notre base de données.
 
La seule source authentique qui nous permettra de lier le contact à une entité bénéficiaire, est un prestataire agréé avec lequel la société sera engagée dans une relation contractuelle.
 
C’est donc le prestataire qui, lorsqu’il introduira le premier chèque sollicité dans le cadre d’un contrat de prestations, créera l’entreprise dans le système et sera le garant de l’identité du bénéficiaire et de sa personne de contact.
 
Par la suite, lors d’une 2ème, 3ème, … demande, il est alors possible pour l’entreprise bénéficiaire d’effectuer les démarches d’introduction d’une demande de chèque par elle-même.
 
 
2. Je suis prestataire
 
La toute 1ère démarche à effectuer est de s’assurer que le contact de l’entité bénéficiaire est, ou n'est pas, inscrit sur la plateforme. Dans l’affirmative, vous devrez impérativement utiliser le mail qu’il a activé. Dans la négative, le système créera un compte pour le contact concerné.
 
Vous devez garder à l’esprit que la norme appliquée est la suivante : 1 compte contact = 1 mail = 1 numéro national. Il n’est donc pas possible pour un contact d'activer un 2ème compte lorsqu’il est déjà "propriétaire" d'un compte activé avec son Eid.
 
Le compte "contact" est un compte citoyen de connexion à la plateforme qui peut être lié à plusieurs entités juridiques en tant que contact.
 
Dès lors, l'adresse d’un compte "contact" actif p.e. …@gmail.com , …@hotmail.com, …@skynet.be, …@tartempion.be, … (ou autres) doit être utilisée dans le cadre de l'ajout de ce contact à toute entité à laquelle il est lié.
 
L'adresse mail du compte "contact" est un mail de connexion propre au citoyen et, lorsque l'on crée un lien avec une entité juridique, on peut paramétrer des coordonnées de contact spécifiques à cette liaison.
 
Ainsi, pour exemple, en tant qu'agent du SPW, le mail du compte de connexion à la plateforme est un …@hotmail.com (ou autres) alors que les coordonnées de liaison au "SPW - DGO6" est un mail …@spw.wallonie.be.
 
Un contact peut donc avoir un compte "contact" actif de connexion avec un mail p.e. info@hotmail.com et être ajouté comme contact d’une entité 1 comme suit:
 
 
lorsque vous l'avez sélectionné (s'il n'existe pas, le module de création du compte sera proposé), vous éditez les coordonnées de liaison du contact à l’entité 1, vous mentionnez une adresse de contact de liaison p.e. contact@entite1.be, un téléphone et une fonction spécifique à l’entité 1;
 
 

Vous pouvez effectuer cette manipulation si vous le liez à une entité 2 avec une adresse de contact de liaison p.e. info@entite2.be, un téléphone et une fonction spécifique à l’entité 2. Si vous le liez à une entité 3, vous mentionnez une adresse de contact de liaison p.e. info@entite3.be, un téléphone et une fonction spécifique à l’entité 3 et ainsi de suite pour chaque entité pour laquelle il peut agir.

 
Ce sont ces coordonnées spécifiques qui seront utilisées pour communiquer vers le contact, en fonction de la société bénéficiaire du dossier, et jamais le mail du compte « contact ».

Comment comptabiliser les chèques ?

L'administration ne peut se substituer à l'expertise d'un comptable et il ne lui appartient pas de décider/imposer une imputation comptable d'un subside (écriture comptable habituelle).

Cependant, nous comprenons l'éventuel questionnement quant à l'imputation de la partie "quote-part", c'est pourquoi afin de vous aider à orienter votre réflexion comptable, nous vous prions de trouver ici une proposition d'imputation comptable validée par plusieurs comptables.

Comment faire pour réconcilier un paiement de SODEXO avec un dossier ?

Les 10 premiers digits de la communication structurée correspondent au numéro du dossier dans la plateforme.

Exemple : communication struturée : "+++514/4800/03837+++" = dossier 5144800038.

Les prestataires peuvent-ils faire appel à plusieurs sous-traitants ?

Oui, tant que le montant total de la sous-traitance ne dépasse pas 20%.

Toutefois, cette possibilité n’est pas permise pour les chèques à l’internationalisation (AWEX) concernant les coachings export, les formations linguistiques et l’expertise marchés à l’international (EMI).

Les prestataires peuvent-ils avoir recours aux services de sous-traitants ?

Oui, à raison de 20% maximum des prestations prévues.

Quid des formations gratuites données par les SACE ?

Ce n’est plus dans la philosophie des chèques actuels.

Que se passe-t-il si la quote-part incombant au bénéficiaire n’est pas payée endéans les 30 jours légaux prévus ? Le dossier devra-t-il être introduit à nouveau ?

Cette situation devrait être exceptionnelle car, après notification de la demande de paiement de quote-part, le bénéficiaire et le prestataire recevront un rappel de paiement tous les 10 jours jusqu’à l’échéance.

Dès lors, en cas de non-paiement de la quote-part, le dossier sera automatiquement  reconnu comme non-recevable et clôturé.

Il est alors possible de ré-introduire à nouveau le dossier sur la plateforme et cette opération est facilitée par la possibilité de dupliquer le dossier et de le resoumettre.

Comment s’effectue le paiement des chèques ? Quelle est la procédure ?

La procédure générale de clôture d’un dossier est reprise dans la rubrique « Procédure » de chaque chèque consultable ici

Que doit-on indiquer sur la facture ?

La facture émise par le prestataire doit contenir les éléments suivants:

  1. coordonnées du prestataire;
  2. montant total de la facture HTVA;
  3. une description détaillée des prestations facturées, avec une distinction, le cas échéant, entre les prestations effectuées dans le cadre de la convention et celles qui sont en dehors de la convention (ex. : frais de déplacement);
  4. date de la facture;

Dans une optique d'uniformisation du format des factures justificatives fournies lors de la clôture, vis-à-vis des mentions imposées dans la facturation des chèques co-financées par le FEDER, il est demandé d'apposer sur la facture la mention ci-après, adaptée au chèque octroyé :

"Le montant de  .....€, correspondant au chèque [numéro du chèque], sera acquitté par l'émetteur de chèque, ventilé entre une intervention publique de  ..... € et une quote-part versée par le bénéficiaire de  .... €.

Le solde à payer s'élève donc à .... € et correspond à ......... (ex. : la TVA, les frais de déplacement, ...) ."

Que se passe-t-il si les honoraires sont supérieurs à 750,00€ HTVA /jour dans les chèques concernés par cette limitation ?

La TVA, les frais annexes et le montant des honoraires dépassant les 750,00 € HTVA/jour sont à charge de l’entreprise.

Peut-on encore faire des factures d’acompte ?

Non.

Est-il possible de procéder à des paiements échelonnés tout au long de la prestation ?

Non, le paiement se fait en une seule fois à la fin de la prestation. Toutefois, le dispositif mis en place couplé avec une application entièrement dématérialisée permet le traitement d’un dossier en 5 jours ouvrés.

Dès lors, ce dispositif permet un phasage des missions de consultance, accompagnement et/ou formation et le prestataire peut donc introduire un dossier à chaque phase de sa mission.

Il peut donc obtenir un « feux vert » de l’administration dans des délais permettant une continuation fluide de la mission.

Les dossiers introduits dans la plateforme actuelle de l’AEI seront-ils transférés vers la nouvelle plateforme ?

Les dossiers introduits avant le 31/03/2017 seront gérés par l’AEI dans l’ancienne plate-forme.

Les dossiers introduits après le 01/04/2017 seront gérés par la DGO6 dans la nouvelle plate-forme.

Il est précisé que l’Administration se charge du traitement des demandes de chèques et qu’un émetteur de chèque se charge de la partie financière. Aurons-nous deux interlocuteurs différents ?

Non, la plateforme coordonne l’ensemble des échanges et opérations. Le seul point de contact est donc l’administration compétente pour le type de chèque sollicité (DGO6, DGO4, AWEX, …).

Plus d'informations sur les services à contacter.

Peut-on abandonner la prestation en cours de réalisation ?

Oui.  Le « trop perçu » sur la quote-part versée par le bénéficiaire lui sera remboursé.

Existe-t-il des modèles de documents spécifiques à l’introduction d’un dossier ?

La procédure d’introduction d’un dossier prévoit la génération automatique de documents obligatoires pré-formatés et pré-complétés. Il est toujours possible de joindre au dossier des annexes supplémentaires, rédigées par vos soins, afin d’étayer la demande.

Si l’on scinde une prestation en plusieurs chèques, doit-on rentrer chaque fois les mêmes documents ?

Oui, toutefois, hormis la demande de chèque et la convention, il peut s’agir d’un copier-coller du même document en précisant la phase qui est visée par le chèque.

L’introduction d’un nouveau dossier sur la plateforme est facilitée par la possibilité de dupliquer un dossier déjà soumis et de le resoumettre.

En tant que bénéficiaire, puis-je introduire un dossier par moi-même ?

A terme, lorsque nous pourrons automatiser la garantie de la reconnaissance d’une entité juridique via les sources authentiques (Banque Carrefour des Entreprise, BNB, …), un bénéficiaire pourra introduire une demande dès son inscription sur la plateforme.

Cependant, pour l’instant, il ne vous est pas possible d’introduire votre 1ère demande tant que vous n’êtes pas reconnu dans la plateforme.

Actuellement, la seule source authentique qui peut créer votre entreprise, est un prestataire agréé avec lequel vous serez engagé dans une relation contractuelle.

C’est donc le prestataire qui, lorsqu’il introduira le premier chèque que vous solliciterez dans le cadre d’un contrat de prestations, créera votre entreprise dans le système et sera le garant de l’identité du bénéficiaire et de sa personne de contact.

Par la suite, lors d’une 2ème demande, il vous sera alors possible d’effectuer les démarches d’introduction d’une demande de chèque par vous-même.

Doit-on encore démontrer un caractère innovant si on veut bénéficier d’un chèque-conseil à la création d’entreprise ?

Non.

Dans les bourses de préactivité, il était possible de faire le prototype soi-même. Est-ce toujours possible ?

Non.  Tous les chèques portent sur le recours à des prestataires externes.

Que deviennent les accompagnateurs de bourses de préactivité ?

Pendant la période transitoire, ils sont enregistrés sur la plateforme comme prestataire pour les chèques-conseil à la création d’entreprise. Ensuite, ils devront se faire labelliser.

Actuellement, il existe aussi un agrément payant à la SOWACCESS, que devient-il ?

L’agrément SOWACCESS est maintenu vu que celui-ci ne se limite pas aux missions mais qu’il couvre l’ensemble des services de la SOWACCESS (service de matching, networking, formation…).

Durant la période transitoire, les prestataires agréés par la SOWACCESS sont enregistrés sur la plateforme des chèques-entreprises pour les aides en transmission/reprise. 

Quel est le rôle de la SOWACCESS dans le cadre des chèques en transmission de la nouvelle plateforme de la RW ?

Conformément à la procédure en vigueur, la demande de « chèque à la transmission d’entreprise » ne pourra être introduite sur la plateforme qu’après remise par la SOWACCESS d’une attestation qui sera délivrée pour autant que les critères suivants soient respectés :

La réalisation d’une mission via le chèque « Recevoir une aide pour réaliser un diagnostic favorisant la transmission de l’entreprise par un cédant ou la reprise par un repreneur » sera une condition préalable à l’introduction d’une demande de chèque « Se faire accompagner et recevoir des conseils d’experts pour la transmission de son entreprise ou la reprise d’une entreprise ».

Le chèque en transmission peut-il couvrir un accompagnement dans le cadre d’un montage financier et de la recherche de fonds ?

Un prestataire agréé peut vous accompagner dans votre projet (rédaction business plan, structuration du montage…).

En ce qui concerne le bouclage d’un montage financier, des aides existent au niveau du groupe SOWALFIN (http://www.sowalfin.be/).

Pour une levée de fonds : quel type de chèque ?

Un chèque conseil et/ou coaching à l’excellence opérationnelle.

Peut-on faire un diagnostic de l’organisation interne ?

Que devient la mission de Diagnostic en Transmission de la SOWACCESS ?

Quelle est la durée des chèques ?

Chaque type de chèque possède sa propre durée maximum de réalisation. Ces informations sont disponibles dans le détail de chaque chèque consultable à l'adresse suivante: www.cheques-entreprises.be/web/cheques-entreprises

Le pré-financement est-il obligatoire ?

Oui.

Toutefois, certains chèques bénéficient d’une intervention publique à hauteur de 100% et il n’y a donc pas de pré-financement dans le chef du bénéficiaire par le biais du paiement d’une Quote-part.

Une personne physique peut-elle bénéficier d’un accompagnement pour le rachat d’une entreprise ?

Oui.  Les chèques conseil et coaching à la création d’entreprise ont pour objectif la création d’une entreprise en personne physique ou en personne morale ainsi que le reprise d’une petite entreprise.

Peut-on bénéficier de plusieurs chèques disponibles sur la plateforme en même temps ?

Il est tout-à-fait possible de bénéficier de plusieurs chèques disponibles sur la plateforme en même temps, pour autant que :

  • les coûts de prestations concernés ne soient pas récurrents ;
  • que le plafond maximum d'intervention publique par année civile relevant du portefeuille intégré d'aides aux entreprises ne soit pas atteint ;
  • les pré-requis prévus dans certains types de chèques soient rencontrés (ex. : diagnostic de transmission obligatoire pour introduire le chèque coaching à la transmission d’entreprise)

Qu’en est-il de l’audit de certification ?

La prime à la qualité qui permettait de subsidier cet audit a été supprimée et n’est pas intégrée dans le dispositif « chèques-entreprises ».  Ce type de dépense n’est donc plus subsidié.

Quelle est la différence entre conseil et coaching ?

Conseil : diagnostic, analyse de la situation et recommandations pouvant aller jusqu’à la rédaction d’un plan d’actions.

Coaching : accompagnement à la mise en oeuvre du plan d’actions.

I. Quelles sont les nouvelles dénominations de chèques pour les prestations relevant auparavant des rentic et des primes aux services de conseil ?

La prime Rentic devient le chèque « audit de maturité et de transformation numérique » et chèque « accompagnement à la mise en œuvre du plan d’actions de transformation numérique »

La prime aux services de conseil :

  • Le Diagnostic Global est supprimé, mais un diagnostic ciblé peut être réalisé par un « Chèque à l’excellence opérationnelle » ;
  • La Gestion Financière , l’Organisation et Management, la Gestion de la Qualité, de la Sécurité et de l’Environnement revêtent à présent la forme de chèques à l’ « Excellence opérationnelle » sous l’axe des 3 pilliers: conseil, coaching  et formation ;
  • L’informatique intègre les  chèques « audit de maturité et de transformation numérique » et « accompagnement à la mise en œuvre du plan d’actions de transformation numérique ;
  • La Transmission d’Entreprise intègre le « Chèque  à la Transmission d’entreprise ».

Comment connaître le montant des aides de Minimis déjà perçues ?

Dans l’avenir, la plateforme intègrera une liste non-exhaustive des données disponibles sur les aides De Minimis perçues par la PME.

Pour l’instant, la plateforme intègre déjà un compteur de la consommation du plafond De Minimis du bénéficiaire au sein du dispositif « chèques-entreprises », mais il revient à la société de mettre en place un veille sur son quota De Minimis (les notifications d’aide publiques indiquent clairement leur carcatère « De Minimis » ou non) et à en informer l’Administration sur base déclarative via l’attestation De Minimis obligatoire dans le parcours d’introduction d’un dossier.